Máme niekoľko základných otázok, ktoré je potrebné si zodpovedať, aby sme správne uchopili pojem skladová evidencia. Tými otázkami sú:
Čo je skladová evidencia?
Skladová evidencia predstavuje evidenciu na sledovanie a kontrolu stavu, resp. pohybu zásob. Pod pojmom zásoby si môžete predstaviť napríklad materiál, vlastnú výrobu, tovar a iné. Prostredníctvom skladovej evidencie máme vždy aktuálny prehľad o tovaroch a materiáloch na sklade s ktorými obchodujete.
Skladová evidencia vám neslúži len pre lepšiu informovanosť podnikateľov, ale taktiež vás vie upozorniť na expiráciu tovaru, prípadne vám vie zjednodušiť samotnú inventarizáciu majetku. V prípade, ak by ste si vôbec neviedli skladovú evidenciu, alebo by ste ju neviedli správne podľa právnych predpisov, môžete očakávať nežiadúce postihnutia zo strany finančného úradu.
Na čo slúži skladová evidencia?
Skladová evidencia slúži dvom jednotkám:
- účtovnej jednotke
- samotnému podnikateľovi
Skladová evidencia poskytuje podnikateľom informácie o stave zásob na sklade, koľko zásob je nutné objednať a v akej cene sa dané zásoby nakupujú.
Účtovnej jednotke skladová evidencia slúži na kontrolu. Predstavuje takzvaný účtovný doklad, v ktorom sa nachádzajú účtovné zápisy so zásobami a ich pohybmi na sklade.
Kto je povinný viesť skladovú evidenciu?
Skladovú evidenciu musí viesť každá osoba, ktorá účtuje v sústave jednoduchého alebo podvojného účtovníctva, ak disponuje nejakými zásobami. Ak sa jedná o firmu alebo o niekoho kto má živnostenské oprávnenie, tak podľa zákona o účtovníckej povinnosti, musí viesť prehľad o stave svojich aktív a pasív.
Pre fyzické osoby povinnosť viesť skladovú evidenciu vychádza zo zákona o dani z príjmov. Zákon o dani z príjmov nariaďuje fyzickým osobám zistenie ich reálneho stavu majetku k poslednému dňu zdaňovacieho obdobia.
Akou formou viesť skladovú evidenciu?
Forma skladovej evidencie je samostatná záležitosť. Samotný zákon o účtovníctve nestanovuje ani nevymedzuje presnú formu, ktorú musí skladová evidencia dodržiavať. Formu skladovej evidencie si môžete stanoviť vy. Najjednoduchšia forma sa prezentuje vo forme softvérov. Softvér má v sebe zabudované šablóny a algoritmy, pomocou ktorých sa skladová evidencia vedie jednoducho a rýchlo.
Čo musí skladová evidencia obsahovať?
V skladovej evidencii sa určite musí nachádzať dohľadateľná obstarávacia cena zásob, čiže koľko ste zaplatili za svoje zásoby a ich celkový stav- teda koľko ich na sklade máte. Skladová evidencia nie je jednorazová činnosť. Naopak, ide o pravidelný proces, ktorý sa vedie počas celého účtovného obdobia.
Spôsoby vedenia skladových zásob
So skladovou evidenciou ide ruka v ruke pojem účtovanie zásob. Na to, aby ste mohli správne viesť skladovú evidenciu, potrebujete vedieť spôsob, akým budete vaše zásoby účtovať. Poznáme dva základné účtovné spôsoby:
- Účtovná jednotka, ktorá nemá povinnosť mať overenú uzávierku audítorom sa môže rozhodnúť, či chce účtovať spôsobom A alebo B.
- Ak máte povinnosť overiť svoju účtovnú uzávierku audítorom, musíte viesť svoje účtovníctvo spôsobom A a nijak inak.
Aký je rozdiel medzi účtovným spôsobom A vs. B?
Spôsob A
Pri účtovaní skladových zásob spôsobom A sa obstaranie, teda získanie zásob, účtuje na účet skladu a nie do nákladov. Čo znamená, že sa vám zvyšuje majetok. Náklad vám vzniká až pri vyskladnení zásob zo skladu, napríklad predajom.
Spôsob B
Pri účtovaní skladových zásob spôsobom B, vám náklad vzniká už v momente obstarania, teda získania zásob. Pohyby na sklade ale musia reflektovať reálny pohyb zásob. Musíte preto na konci predchádzajúceho účtovného obdobia poznať počiatočný stav zásob a potom aj konečný stav zásob.
Konečný aj počiatočný stav zásob zistíte pomocou inventúry a inventarizácie. Následne sa zaúčtovaním konečného stavu zásob z účtovníctva vyjmú náklady, ktoré k danému účtovnému obdobiu neprislúchajú.
Ak sa rozhodnete účtovať spôsobom A alebo spôsobom B, výsledok hospodárenia bude rovnaký a neovplyvní to ani váš základ dane. Ak však máte možnosť si zvoliť medzi spôsobom A alebo spôsobom B, odporúčame zvoliť spôsob B. Spôsob B je považovaný za ten jednoduchší a menej zdĺhavý.
Celkovo, správne vedenie skladových zásob a ich evidencia je nielen povinná záležitosť, ale je aj potrebná aktivita pre efektívne skladové hospodárstvo. Správne pochopenie skladovej evidencie a náležitostí, ktoré musí a zároveň nemusí spĺňať, je dôležité pre bezchybné vedenie skladu a procesov v ňom prebiehajúcich.
